Eine E-Mail ist in der heutigen Geschäftswelt kaum wegzudenken. Neben kurzen Termin- oder Auftragsbestätigungen wird eine E-Mail zur internen Kommunikation im Unternehmen oder von einigen Mitarbeitern auch als Notizblock bzw. Wissensdatenbank genutzt. Dies führt dazu, dass sämtlicher E-Mail-Verkehr eines Unternehmens (inkl. Werbung und Spam) für Gerichte und Behörden zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Ihre Pflichten
Rechtlich sind Sie gemäß §147 AO, § 257 HGB dazu verpflichtet, E-Mail-Verkehr durch den ein Rechtsgeschäft oder ein Teil davon, wie ein Angebot oder der Erstkontakt, ebenso sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren wie „normale“ Handelsbriefe.
Die Umsetzung stellt sich in der Realität schwierig dar. Sämtliche Mitarbeiter müssten einschätzen, welche E-Mails wichtig sind und welche nicht, und diese dann in einem Archiv unverändert ablegen. Weiterhin müssten Sie gewährleisten, dass keine der E-Mails jemals verändert wurden bzw. werden.
Unsere Lösung
Damit Sie Ihren Pflichten nachkommen können und dies rechtssicher, einfach und elegant, setzen wir auf die E-Mail-Archivierungssoftware MailStore. MailStore ist der Marktführer im Bereich der E-Mail-Archivierung.
Die Software MailStore ist in der Lage, E-Mails von Ihrem Exchangeserver zu archivieren. Sie haben eine wichtige E-Mail gelöscht? Für MailStore kein Problem. Per Web-Oberfläche oder als Outlook-Add-In holen Sie kinderleicht einzelne E-Mails zurück.
Das Archiv wächst. Löschregeln sorgen dafür, dass Ihr Archiv nicht ins Unermessliche wächst – und dies stets rechtskonform.
Weitere Vorteile für die Einführung eines E-Mail-Archivierungssystems:
